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Ordner-Management
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Neben E-Mails können Sie auf dem Mailserver auch weitere Informationen verwalten. Z.B. können Sie Notizen, Kontakte, Kontaktgruppen, Aufgaben, Kalender und beliebige Dateien verwalten.
Diese Inhalte werden in Ordnern abgelegt und zu jedem Inhalts gibt es einen entsprechenden Ordnertyp. So gibt es z.B. neben den normalen Mail-Ordnern auch einen Ordnertyp "Kalender" der statt E-Mails eben Kalendereinträge (Termine) enthält.
Ordner können mit vielen Protokollen und Anwendungen verwaltet werden. Damit aber z.B. Kalender- oder Kontakt-Einträge auch als solche verstanden und angezeigt werden, muss die Anwendung das Datenformat kennen.
WebMail, Pronto, Outlook mit MAPI-Option sowie mobile Geräte mit AirSync-Option verstehen alle Formate und zeigen alles korrekt an.
Kalender können mit mehreren Anwendungen verwaltet werden:
- WebMail (lookout und spid Layout)
- Outlook mit MAPI-Option
- Pronto Flash-Client
- Thunderbird mit SyncCGP-Addon
- Für mobile Geräte mit der AirSync (Exchange) Option
- Thunderbird mit Lightning Addon, Mac Mail und Mac iCal über CalDav/iCal mit kleinen Einschränkungen
Informationen zum Einrichten dieser Anwendungen finden Sie im entsprechenden Menüpunkte.
Die folgende Anleitung beschreibt das Ordner-Management im WebMail "spid". Grundsätzlich ist das Vorgehen für andere Layouts sowie Pronto identisch. Viele Vorgäge sind zudem auch über Outlook mit MAPI verfügbar.
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Ordner anlegen
Sie können eine beliebige Anzahl Ordner erstellen.
- Klicken Sie auf "Neuer Ordner"
- Wählen Sie z.B. den Ordnertyp "Kalender" aus
- Geben Sie den gewüschten Namen z.B. "Mein-Kalender" ein
- Klicken Sie auf "Erstellen"
Sie haben nun einen neuen Kalender erstellt, in dem Sie Termine verwalten können.
Ordner löschen
Achtung: Alle Inhalte und Unterordner werden dabei gelöscht!
- Klicken Sie auf den gewüschnten Ordner
- Klicken Sie auf "Ordner Einstellungen"
- Klicken Sie auf "Ordner löschen"
Beachten: Sollte eine Fehlermeldung "In Benutzung / In use" erscheinen, so greift jemand (möglicherweise Sie selber) auf diesen Ordner zu oder hat vor kurzem darauf zugegriffen. Warten Sie ca. 30 Minuten (Timeout) und löschen Sie den Ordner dann.
Ordner umbenennen
- Klicken Sie auf den gewüschnten Ordner
- Klicken Sie auf "Ordner Einstellungen"
- Geben Sie utner "Neuer Namen" den gewüschnten Namen ein
- Klicken Sie auf "Ordner umbenennen"
Ordner freigeben
Ordner können für andere E-Mail-Konten oder -Gruppen freigegeben werden.
Dazu kann man im WebMail, Pronto und Outlook mit MAPI bei jedem Ordner angeben, wer Zugriff haben soll und mit welchen Rechten.
- Öffnen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf "Ordner Einstellungen". In Outlook mit MAPI klicken Sie die rechte Maustaste auf dem Ordnernamen und wählen das Register "Zugriffe".
- Bei "Identifikation" geben Sie an wer Zugriff haben soll:
| Syntax | Beschreibung |
| vorname.nachname | Ein E-Mail-Konto innerhalb der eigenen Domain |
| vorname.nachname@barinformatik.ch | Ein E-Mail-Konto in einer anderen Domain |
| anyone | Jeder (In der Praxis eher unwahrscheinlich) |
| anyone@ | Jeder in der eigenen Domain |
| anyone@bar.ch | Jeder in einer anderen Domain |
| #gruppenname | Jeder, der in einer bestimmten Gruppe Mitglied ist |
- Dahinter können Sie angeben was für Rechte Sie geben möchten:
Mit den ersten 3 Häckchen ist der Ordner nur zum Lesen freigegeben. Sollen die Zugreifenden auch schreiben und löschen dürfen, müssen die Rechte entsprechend gesetzt werden.
Ordner abonnieren
Damit man einen Ordner eines anderen E-Mail-Kontos in seinem eigenen Konto sieht, muss der Ordner eine entsprechende Freigabe (siehe oben) haben und der Ordner muss abonniert werden.
- Klicken Sie dazu auf "Einstellungen-Allgemein" und danach auf "Einstellungen-Ordner".
- Im Bereich "Ordner Aliase" können Sie nun freigegebene Ordner abonnieren.
"Alias-Name" ist der Name, mit dem dieser Ordner bei Ihnen angezeigt wird.
Unter "Name des fremden Ordners" geben Sie an, wo sich der Quell-Ordner befindet:
Bei E-Mailkonten in der gleichen Domain:
~andereemailadresse/ordnername
Bei E-Mailkonten in anderen Domains:
Die Quell-E-Mailadresse, davor ein ~ Zeichen und dahinter ein / gefolgt vom Quell-Ordnername.
~andereemailadresse@anderedomain.ch/ordnername
- Nun erscheint der abonnierte Ordner zusammen mit den eigenen Ordnern in der Ordnerübersicht.
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